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FleetNote vous permet d’importer les données essentielles de votre flotte automobile par simple import d’un fichier Excel. Cette fonction est notamment pratique lors de l’initialisation de votre compte FleetNote. Vous pouvez importer en un seul fichier vos véhicules en parc, les conducteurs, le mode de détention, les éventuels contrats de location ...

Dans FleetNote chaque véhicule est rattaché à un collaborateur. Il peut s'agir d’un conducteur ou bien d'un service... alors pensez à créer le collaborateur avant le véhicule ! Le collaborateur peut être rattaché à une société juridique et rattaché à une entité de votre organisation (ex. une agence), ainsi qu'un centre coût... affectez vos collaborateurs à votre organisation et renseigner toutes les informations utiles...

Il est souvent plus rapide d’ajouter un véhicule manuellement dans votre flotte. Voilà les étapes essentielles pour ajouter un véhicule. Lors de la création d’un véhicule, FleetNote vous propose également de préciser son mode de détention (Achat, Crédit-Bail, Location longue durée ...). Retrouvez aussi dans ce tuto les informations disponibles sur le véhicule (marque, modèle, version, N° de châssis, consommation de Co2, énergie ...) ...

La sortie d’un véhicule de votre flotte est souvent liée à d’autres actions comme la clôture d’un contrat de détention (Crédit-Bail, Location longue durée ...) ou bien la résiliation d’une carte carburant ou d’un Télébadge péage ... Retrouvez l’explication en quelques secondes ...

Le relevé kilométrique est une information essentielle pour tout gestionnaire de flotte de véhicules. FleetNote vous permet de récupérer les données kilométriques de différentes manières : par l’import des données issues de carte carburant, par la saisie des conducteurs dans leur espace FleetNote, par l’import d’un fichier Excel ... ou tout simplement par la saisie directe du relevé par le gestionnaire de parc … voici comment faire ...

FleetNote permet de saisir des pièces financières (Factures, Devis, Note de frais ...) et de les associer à des véhicules, des conducteurs ou des services... Ces données vous permettent ensuite d’évaluer le coût total d’un véhicule sur une période (TCO) mais également le coût total de votre parc... Ce tuto explique comment saisir manuellement une facture dans FleetNote, en mode simple et en mode avancé...

Lorsque des données financières sont disponibles dans FleetNote (factures, avoirs, notes de frais …), le module TCO vous permet de consolider et visualiser le coût total de votre parc. Vous disposez également d’un rapport pour analyser les dépenses par période, par niveau d’organisation, comparer les véhicules dans l’état de parc et puis zoomer sur un véhicule spécifique ….

Si vous utilisez des cartes et Télébadges TOTAL GR, cette fonction vous permet de créer, modifier ou résilier vos supports dans l’extranet TOTAL GR puis d’importer toutes vos mises à jour automatiquement dans FleetNote. Il n’y a pas de double saisie nécessaire, vous gagnez un temps précieux !

FleetNote est une application ouverte sur d'autres utilisateurs que le gestionnaire principal du parc. Celle-ci permet de faire gagner du temps au gestionnaire du parc. Cette fonction permet donc de d'ouvrir, fermer les accès avec les conducteurs et avec d'autres utilisateurs (gestionnaires, relais locaux...) afin de leur apporter des informations utiles et réussir à les impliquer dans l'optimisation de la gestion de parc.

FleetNote vous permet de gérer plusieurs sociétés juridiques et de reprendre également votre organisation opérationnelle hiérarchique (exemple : National, Régions, Agence ...). Il est également possible de reprendre votre plan comptable de centres de coûts. Ce tuto vous montre comment récupérer vos organisations juridiques, opérationnelles et analytiques dans FleetNote.

Découvrez dans ce tuto vidéo comment modifier ou réinitialiser à l’aide de deux fonctions votre mot passe administrateur dans FleetNote.

Découvrez dans ce tuto vidéo comment modifier ou réinitialiser à l’aide de deux fonctions votre mot de passe conducteur dans FleetNote.

La fonction de gestion des commandes de véhicule permet au gestionnaire de renseigner progressivement les informations reçues dans le processus de commande jusqu’à la livraison du véhicule. Il suffit ensuite d'incorporer le véhicule dans le parc sans avoir à ressaisir les données. Cette fonction permet à tous les utilisateurs d’identifier les véhicules en renouvellement et de partager les informations concernant la livraison. C’est un vrai gain de temps et surtout de pilotage.

Cette fonction permet de créer un guide d’assistance conducteur propre à l’entreprise qui est visible par le conducteur à partir de son interface Web ou de son Smartphone. Le guide d’assistance regroupe l’ensemble des réponses aux questions que peut se poser un conducteur en cas de problème, c’est un vrai gain de temps pour le gestionnaire et une aide accessible et disponible 24h/24 pour le conducteur.

Cette fonction permet de créer une charte conducteur propre à l’entreprise qui est visible par le conducteur à partir de son interface Web ou de son Smartphone. La charte conducteur regroupe l’ensemble des directives et des règles de fonctionnement au sein de votre organisation que doit connaitre l’utilisateur d’un véhicule, elle peut également être validée électroniquement.

Cette fonction vous permet d’envoyer une campagne de validation de la charte conducteur par email aux collaborateurs. Ainsi, grâce à cette fonction le collaborateur peut prendre connaissance de la charte que vous aurez créé préalablement et la signer électroniquement via son interface FleetNote. Un vrai gain de temps pour le gestionnaire et le conducteur !

Si vous souhaitez partager certaines informations avec vos conducteur vous pouvez grace à cette fonction communiquer une campagne d’information par mail. Il est possible de cibler les catégories de conducteurs, ou certaines véhicules et collaborateurs. Pratique pour le gestionnaire, cette fonction permet d’impliquer de manière ludique et efficace les conducteurs.

Cette fonction vous permet d’envoyer une campagne d’attestation de validité de permis de conduire par mail aux conducteurs. La validation de permis de conduire électronique permet de dégager une partie de la responsabilité pénale du dirigeant. C’est aussi un vrai gain de temps pour le conducteur et le gestionnaire… et elle vous sera utile lors de la saisie des procès verbaux !

Cette fonction vous permet d’envoyer une campagne de relevés kilométriques par email aux conducteurs. Cela vous permet d’inviter les conducteurs à saisir leur relevés kilométriques actuels directement dans FleetNote. Fini l’envoi d’email et les suivi manuel des kilométrages … le gestionnaire gagne du temps et les alertes se calculent plus fréquemment !

Dans FleetNote, il est possible de réaffecter facilement un véhicule à un nouveau collaborateur … cela permet de conserver l’historique des mouvements de véhicules … Cette fonction expliquée dans ce tuto vidéo permet au gestionnaire de gagner beaucoup de temps !

FleetNote vous permet de conserver l’historique de tous les mouvements de véhicules, les entrées et sorties de parc, mais également l’historique de toutes les affectations d’un véhicules à plusieurs conducteurs … la visualisation de l’historique peut se faire par véhicule ou par conducteur … et c’est très simple, il suffit de suivre notre tuto vidéo …

Dans FleetNote, il est possible d’activer et paramétrer des alertes gestionnaires de relevés kilométriques… Avec un compte Premium, le gestionnaire peut décider de partager ses alertes aux conducteurs, et ainsi permettre d’automatiser la saisie des relevés kilométriques par les conducteurs. Grace à cette fonction, le gestionnaire ne doit pas relancer les conducteurs, les alertes s’en occupent!

Dans FleetNote, il est possible d’activer et de paramétrer des alertes gestionnaires de sous et sur-roulage… Avec un compte Premium, le gestionnaire peut décider de partager ses alertes par mail ou notification aux conducteurs. Cette fonction est une vraie aide pour le gestionnaire, lui permettant de mieux gérer ses réaffectations de véhicules et mieux anticiper les modifications de contrats loueurs…

Dans FleetNote, il est possible d’activer et de paramétrer des alertes gestionnaires de consommation carburant … Avec un compte Premium, le gestionnaire peut décider de partager ses alertes par mail ou notification aux conducteurs. Cette fonction est une vraie aide pour le gestionnaire, lui permettant de gagner du temps tout en sensibilisant les conducteurs sur leur conduite…

Dans FleetNote, il est possible d’activer et de paramétrer des alertes d’échéances de contrats de de véhicules … Ces alertes peuvent aussi s’appliquer à de véhicules en propriété. Ces alertes permettent de prévenir le gestionnaire lorsque le renouvellement opérationnel du véhicule approche …

Dans FleetNote, il est possible d’activer et de paramétrer des alertes de contrôles techniques … Cette fonction vous permet d’être alerté quelques temps avant votre prochain contrôle technique! Il vous est également possible, si vous le désirez, de partager ces alertes avec les conducteurs… Une vraie aide pour le conducteur…et le gestionnaire !

La fonction “car insights” correspond à la “fiche d’identité” d’un véhicule et permet de retrouver très facilement, sur une seule page, toutes les informations essentielles (contrat, conducteur, cartes et télébadges…). Un outil pratique, rapide et indispensable qui permet au gestionnaire de gagner du temps !

Cette fonction vous permet de modifier en masse les informations concernant vos collaborateurs, par exemple les adresses email… Il vous suffit d’exporter votre fichier collaborateurs dans Excel, y effectuer les modifications, puis réimporter le fichier dans FleetNote … c’est un vrai gain de temps !

Cette fonction vous permet de modifier en masse les informations concernant vos véhicules, par exemple pour mettre à jour les consommations de Co2 … Il vous suffit d’exporter votre fichier véhciules dans Excel, y effectuer les modifications, puis réimporter le fichier dans FleetNote … c’est un vrai gain de temps !

Cette fonction vous permet de modifier en masse les informations concernant vos commandes, par exemple une mise à jour des dernières dates de livraisons prévisonelles des commandes. Elle est également très utile si vous arrive de commander fréquemment les mêmes véhicules … Il vous suffit d’exporter votre fichier commandes dans Excel, ou bien de disposer d’un fichier Excel avec votre catalogue de véhicules, y effectuer les modifications, puis réimporter le fichier dans FleetNote … c’est un vrai gain de temps !

FleetNote met à votre disposition une plateforme vous permettant de gérer les procès-verbaux de vos conducteurs. Il vous est désormais possible d'ajouter/supprimer des PV, de compléter les informations concernant le conducteur, de modifier le statut de la contravention mais aussi d'importer le fichier PDF du PV dans FleetNote. FleetNote vous permet également de suivre la volumétrie et la typologie de vos procès verbaux, un vrai atout pour le gestionnaire afin de gagner en efficacité !

Cette fonction vous permet de gérer administrativement tous les événements déclarés en sinistre à votre assureur/courtier. Il vous est désormais possible d’ajouter/clôturer un sinistre, de modifier son statut et son avancement, de qualifier, d’archiver les documents et de relier des factures. C’est un vrai atout pour le gestionnaire, lui permettant de gagner en efficacité et de mieux suivre les conducteurs !

Cette fonction vous permet de modifier les données d’un contrat en ajoutant un avenant kilométrique ou temporel tout en évitant d’écraser les données initiales. Il vous sera toujours possible de consulter les différents avenants effectués pour un même contrat initial, et les modifier! Un vrai atout pour le gestionnaire!

Cette fonction vous permet d’archiver les documents essentiels de votre flotte automobile dans FleetNote. Chaque document (la carte grise d’un véhicule, une charte conducteur, une attestation de validité de permis… ) est rattaché a un conducteur, une commande de véhicule, un sinistre, un PV ou un véhicule. Le gestionnaire et le conducteur peuvent télécharger des documents dans leur espace personnel. Ils peuvent aussi les consulter et les mettre à jour. Cet outil est un vrai gain de temps et d’efficacité pour le gestionnaire et le conducteur !

Cette fonction vous permet de calculer et d’archiver un avantage en nature et une participation associés à un véhicule et un collaborateur. Il peut s’agir d’un forfait mensuel ou d’un montant réel. Il est possible de renseigner l’information dès la commande du véhicule et de le faire évoluer automatiquement lors d’une réaffectation. Vous disposez également d’une interface import/export pour mettre à jour en masse les montants. Vous pouvez conserver le détail des calculs et surtout extraire des rapports pour toutes les modifications d’une période précise … ce qui sera très apprécié de votre service RH pour préparer la paye !

Ajout d'un nouvel onglet "Notes" dans les formulaires Véhicules, Collaborateurs, Commandes. Ainsi le gestionnaire peut conserver et partager un commentaire, créer une alerte avec une échéance pour être rappelé automatiquement, ou y archiver un document divers. C'est une vraie "to to list" partagée ! Une interface export/import excel permet de mettre à jour les Notes en masse. Surtout, nous avons ajouté un widget sur le tableau de bord et un indicateur spécifique Notes qui lui permet de visualiser et lister toutes les tâches dépassées et les tâches à réaliser mois/mois ... La fonction Note devient un outil incontournable du gestionnaire !