Importez votre état de parc Excel en 2 min dans FleetNote

Vous travaillez sur Microsoft Excel ? Rien de plus simple avec FleetNote !!
En quelques clics, glissez-déposez vos fichiers Microsoft Excel dans votre interface et votre état de parc est automatiquement importé et partageable avec vos conducteurs et d’autres collaborateurs. Il est également très facile d’exporter vos états FleetNote en format Excel !

 

Importer votre état de parc Excel dans FleetNote, rien de plus simple !

Cette fonction est souvent utilisée pour l’entreprise qui souhaite renseigner son parc automobile dans FleetNote pour la première fois.

Lorsqu’il s’agit d’une première importation du fichier parc automobile, Il convient d’accéder à la fonction « import » située dans le menu « Paramétrage ». Après avoir pris soin de sélectionner, le type d’import « Etat de parc » puis le fournisseur « FleetNote », vous n’avez plus qu’à glisser-déposer votre état de parc automobile en format Microsoft Excel. Vous retrouverez ainsi toutes les données de votre fichier, partagées dans les différents écrans de l’interface web FleetNote.

Cette fonction est également très souvent utilisée pour l’entreprise qui préfère mettre à jour les données de son parc à travers Excel plutôt que de les modifier directement dans FleetNote.

Dans ce cas précis, il suffit simplement d’accéder à l’ « Etat du parc » qui se situe dans le menu « Pilotage », et de l’exporter en format Excel (cf. pictogramme « XLS »). Le fichier Excel d’état du parc peut alors être modifié dans Microsoft Excel, enregistré sur le disque dur local de l’utilisateur puis réimporté dans FleetNote à travers le menu d’import d’état de parc. 

Attention, veillez à ce que votre fichier Excel soit identique au « modèle d’import au format xls » de  FleetNote, que vous pouvez télécharger avant l’import de votre fichier.

Le fichier Excel de « modèle d’import au format xls » comprend plusieurs feuilles. La première feuille présente le fichier d’état de parc tel qu’il doit être importé dans FleetNote avec une première ligne en exemple. Dans cette feuille, les colonnes munies d’une « * » doivent être obligatoirement renseignées. L’ordre des colonnes doit également être respecté. Vous trouverez également d’autres feuilles (autres onglets) permettant d’orthographier correctement les données de votre état de parc en format Excel. Par exemple, veillez à ce que l’orthographe de la marque et du modèle du véhicule soient identiques à celles renseignées dans la feuille/onglet « marques et modèle ».

Si votre fichier Microsoft Excel n’est pas identique au modèle d’import de FleetNote, des erreurs bloquantes peuvent apparaître lors de l’analyse du fichier et donc compromettre l’import de vos fichiers dans l’interface ! Des erreurs non bloquantes peuvent apparaître mais elles n’arrêteront pas l’import de votre fichier. Dans les deux cas, FleetNote génère un rapport d’analyse avant l’importation définitive de votre état de parc en format Excel. Cela vous permet de corriger votre fichier Excel avant de relancer l’analyse, puis de l’importer définitivement.

Exporter des états FleetNote en format Excel ? Rien de plus facile …

La plupart des états de FleetNote disposent de la fonction « Export Excel ». Cette fonction est très pratique car elle permet d’exporter en format Excel la liste est visualisée/sélectionnée dans l’état courant FleetNote. Par exemple, pour exporter la liste des véhicules Renault, il convient de sélectionner cette marque dans l’ « Etat du parc », puis de cliquer sur l’icône « Export Excel », c’est intuitif et rapide !

Vous retrouverez cette fonction dans les états suivants :

  • Etat du parc ;
  • Alertes roulage, consommation, kilométrages, contrats et contrôles techniques ;
  • Mes véhicules, Mes Collaborateurs, Mes Cartes et Badges, Mes contrats ;
  • Garages favoris.

Pourquoi FleetNote fonctionne-t-il avec Microsoft Office Excel ?

L’application FleetNote a été conçue pour être une interface intuitive, simple d’utilisation et utile pour vous faire gagner du temps dans la gestion de votre flotte automobile d’entreprise.

La plupart des entreprises utilisent Microsoft Excel qui est un logiciel de la suite bureautique Microsoft Office, développée et distribuée par l'éditeur de logiciel Microsoft. Le logiciel Excel propose des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique, d'analyse de données et de programmation.

Depuis ses débuts, Excel connait un succès auprès des particuliers et des professionnels et détient la meilleure place face à ses concurrents.

 La version actuelle du logiciel est Excel 2013 sous Windows et Excel 2011 sous MAC; dans ces deux environnements, Excel utilise des fichiers avec l'extension xls ou xlsx. Chaque fichier correspond à un classeur qui contient des feuilles de calculs. Chaque feuille correspond à un tableau de lignes et de colonnes pouvant contenir des valeurs (numériques ou non) ainsi que des formules pour la fonction calcul numérique.

Depuis Avril 2014, l'application Excel est disponible sur tous les supports : iPad, iPhone, Windows Phone et bientôt sur Android. 

 

Visionner le tutoriel "Importer le premier état de parc dans FleetNote (4'20'')"