Exploitez facilement les données issues de vos cartes carburant TOTAL GR

Vous êtes très nombreux à utiliser des cartes de carburant TOTAL GR pour votre flotte automobile. Cette carte vous apporte des informations précieuses, mais vous avez généralement ni le temps, ni les outils pour les exploiter efficacement.
L’interface FleetNote s’adapte parfaitement aux cartes TOTAL GR. Quelques clics suffisent … et vous faites des économies … gratuitement !

 

Qu’est-ce qu’une carte carburant TOTAL GR ?

La carte carburant TOTAL GR est une carte de crédit dédiée au réseau TOTAL qui permet aux conducteurs de régler les dépenses de consommation dans une station-service, sans faire l’avance financière. Cela concerne en premier lieu les dépenses de carburant, mais cela peut également inclure d’autres prestations (Lavage, huile, boutique …). Elle permet également à l’entreprise de limiter l’usage de la carte, éviter les dérapages et mieux suivre les dépenses.

 

Quelle est la place de la carte TOTAL GR dans les flottes automobiles ?
TOTAL est le leader du marché des cartes carburants en France avec près de 86 000 entreprises clientes soit 1 900 000 cartes. Elle offre le maillage de stations-services le plus dense en France.

 

Comment fonctionne une carte carburant TOTAL GR ?

A chaque passage à la pompe, la carte carburant enregistre les données de facturation (date, heure, lieu, carburant, litrage, montant facturé …) et peut obliger le conducteur à déclarer un relevé kilométrique sur le même clavier réservé à saisir le code confidentiel.

Le distributeur pétrolier produit ainsi une facture unique chaque quinzaine comprenant un ensemble de détails essentiels à la gestion comptable et surtout à la gestion opérationnelle de votre flotte automobile. Ces données de facturations et statistiques sont disponibles sous format de fichier électronique sur l’extranet TOTAL GR.

 

Quelles données issues des cartes carburant TOTAL GR peut-on importer dans FleetNote ?

L’interface d’import des données TOTAL GR dans FleetNote concerne actuellement uniquement les entreprises en contrat direct avec TOTAL (l’import des données des cartes TOTAL GR gérés par les loueurs LLD est actuellement à l’étude).

 

Il est possible d’importer deux fichiers différents.

Le fichier des cartes TOTAL GR : liste des cartes avec leur identifiant, et surtout l’association de chaque carte à un véhicule (numéro d’immatriculation).

Le fichier des consommations issues des cartes TOTAL GR : détail de toutes les dépenses associées aux cartes de carburant TOTAL GR. Les données de consommations stockées dans FleetNote sont : la date et heure de consommation, le code postal de la station, le nom de la station, le type de carburant, la quantité de carburant (litrage), le montant HT et TTC.

 

Comment importer les fichiers TOTAL GR dans FleetNote ?

Dans un premier temps, téléchargez le fichier concerné en format Excel sur le site extranet du pétrolier TOTAL GR à l’adresse : http://www.total.fr/pro.html

Dans un second temps, connectez-vous à votre interface FleetNote, puis importez le fichier concerné par simple glissé/déposé dans l’espace d’import prévu. Une analyse du fichier permet de vérifier la cohérence des données (exemple : existence de la carte ou du véhicule dans votre flotte automobile …) avant l’import définitif des données.

Il est conseillé d’importer vos données de consommations de carte TOTAL GR au moins une fois par mois.

 

Qu’apporte l’import dans FleetNote des données issues des cartes carburant TOTAL GR ?

L’importation des données issues des cartes carburant TOTAL GR dans FleetNote permet :

  • de mettre au jour automatiquement une grande partie des kilométrages des véhicules et d’économiser du temps de travail interne,
  • d’exploiter les données disponibles sans avoir recours à des dispositifs couteux additionnels,
  • de déclencher automatiquement de nombreuses alertes opérationnelles vers le gestionnaire pour réduire le coût de la flotte (Contrats de location …)
  • de déclencher automatiquement des alertes vers les conducteurs pour les sensibiliser sur certains comportements de conduite, mais aussi sur les contrôles techniques …
  • d’alimenter des indicateurs de pilotage de la flotte automobile (coût mensuel de carburant, kilométrage mensuel de la flotte …)

L’interface TOTAL GR de FleetNote permet de neutraliser les déclarations erronées de relevés kilométriques.

L’exploitation des données de carburant TOTAL GR dans FleetNote vous permet de rester indépendant du fournisseur de carburant. Il est ainsi possible d’importer d’autres sources de données.

Enfin, l’interface d’import des données de cartes et de consommation TOTAL GR de FleetNote est gratuite.

 

Quel intérêt pour une entreprise d’utiliser une carte de carburant TOTAL GR ?

Si cette carte comprend certaines contraintes financières (coût de la carte TOTAL GR, fidélité au réseau TOTAL GR …), au-delà de l’avantage pour le conducteur, elle apporte surtout des atouts plus conséquents pour certaines entreprises.

La carte de carburant TOTAL GR permet d’éviter des dérapages de consommation de carburant grâce aux plafonds et blocages paramétrables sur chaque carte. On peut, par exemple, définir le type de carburant autorisé (gazole, Essence,…), limiter le nombre de litres et le montant dépensé chaque jour, interdire de s’en servir le week-end, selon certaines horaires ou hors de zones géographiques autorisées.

La principale fonction de la carte carburant, est d’automatiser la remontée de relevés kilométriques des compteurs. Les conducteurs, assistantes de conducteurs gagnent du temps. Les gestionnaires peuvent optimiser plus fréquemment la gestion de leur parc (fluidifier, renégocier les contrats de location …). Les Managers disposent de statistiques d’activités (kilométrages mensuels, consommation de carburant …) souvent très instructives.

L’utilisation de la carte de carburant TOTAL GR est liée à la signature d’un contrat avec TOTAL qui peut proposer des conditions commerciales adaptées à chaque entreprise en fonction de son profil (remises, prix barème national …).

La carte TOTAL GR permet enfin d’automatiser l’association du type de carburant utilisé (Diesel, Essence …) avec le genre fiscal du véhicule (VP, VU, PL ….), facilitant ainsi le calcul de récupération de la TVA pour la comptabilité de l’entreprise.

Face au poids du budget carburant, les gestionnaires se doivent de suivre au mieux la consommation carburant de leur flotte automobile. Le carburant constitue le deuxième budget de la flotte automobile derrière le coût de détention : en fonction du profil de la flotte automobile, il peut varier de 15% à 30% du coût total de la flotte automobile.

Les cartes carburant sont donc un moyen de réduire ces coûts et d’avoir un œil sur les consommations des différents véhicules.