(date de mise à jour : Septembre 2022)
 

Préambule :

La société FLEETNOTE SARL édite une PLATEFORME internet de pilotage de parc automobile permettant l’utilisation de certaines fonctionnalités, tableaux de bords, alertes, rapports et indicateurs,  sur la base de Données importées et saisies par les CLIENTS.

Cette PLATEFORME est accessible directement en ligne pour la plupart des CLIENTS. Pour certains CLIENTS, dont la taille est importante et ci-suit dénommés CLIENTS grands comptes, il est possible d’accéder à des conditions spécifiques.

Les présentes Conditions Générales de Service grands comptes régissent l’ensemble des différentes utilisations de la Plateforme pour les Clients dits grands comptes.

Elles sont conclues entre :

  • La société FLEETNOTE, SARL, société de droit français, élisant domicile 595 avenue Galilée 13100 Aix-en-Provence, inscrite au RCS d’Aix-en-Provence  au numéro 803 499 482, représentée par M. SARTORIUS, ci-dessous nommée FLEETNOTE,
  • et entre toute personne morale, de droit privé ou de droit public souhaitant s’engager dans une ou plusieurs des prestations fournies par la société FLEETNOTE, ci-après nommée le CLIENT.

ARTICLE 1 : DEFINITIONS

Les termes mentionnés ci-dessous ont, dans les présentes Conditions Générales de Service, la signification suivante :

  • CLIENT : tout organisme ayant conclu au moins un contrat avec FLEETNOTE, ainsi que par extension, tout organisme ayant engagé des démarches en vue de la conclusion éventuelle d’un tel contrat.
  • PLATEFORME : désigne l’ensemble des programmes et services développés par FLEETNOTE en vue de satisfaire, avec un même produit/service, des besoins communs à plusieurs clients. 
  • COMPTE : entité du CLIENT à laquelle sont rattachées toutes les données et les paramétrages de la PLATEFORME.
  • MODULE: sous-ensemble de la PLATEFORME destiné à couvrir une fonction ou un groupe de fonctions déterminé.
  • UTILISATEUR: toute personne, conducteur ou administrateur, qui peut accéder à la PLATEFORME.

ARTICLE 2 : OBJETS

Le CLIENT reconnaît avoir vérifié l’adéquation du Service à ses besoins et avoir reçu de FLEETNOTE toutes les informations et conseils qui lui étaient nécessaires pour souscrire au présent engagement en connaissance de cause.

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions juridiques, techniques et financières dans lesquelles FLEETNOTE s’engage avec le CLIENT.

Les présentes conditions générales de Service complétées le cas échéant par des conditions particulières et/ou annexes proposées par FLEETNOTE sont applicables, à l’exclusion de toutes autres conditions et notamment celles du CLIENT, à toute commande par le CLIENT de prestations de FLEETNOTE.

ARTICLE 3 : COMPTE

La PLATEFORME est accessible pour un seul compte auquel sont rattachées toutes les bases d’informations (véhicules, collaborateurs, contrats, cartes carburants, guide conducteur, charte conducteur, car policy….) ainsi que les paramétrages spécifiques de l’application (organisation, alertes, utilisateurs …).

ARTICLE 4 : UTILISATEURS

La PLATEFORME est accessible à différents types d’utilisateurs du COMPTE.

4.1 Utilisateur de type « Administrateur »

Ce type d’utilisateur permet d’accéder à l’interface Entreprise et tous ses modules. Il s’agit généralement de l’accès réservé au gestionnaire de parc automobile qui administre le système.

Il est possible de créer d’autres profils plus restreints de type « administrateur » à des utilisateurs qui souhaitent accéder à certains modules en consultation sur un périmètre plus réduit. 

4.2 Utilisateur de type « Conducteur »

Ce type d’utilisateur permet d’accéder uniquement à l’interface Conducteur.

ARTICLE 5 : MODULES

La PLATEFORME comprend des modules inclus dans le contrat grand comptes. Il existe deux accès distincts :
−   Un accès à l’interface Entreprise ;
−   Un accès à l’interface Conducteur ;

Le CLIENT déclare avoir pris connaissance des fonctionnalités de ces modules.

5.1 Modules accessibles à partir de l’interface Entreprise

Concernant l’interface Entreprise, le CLIENT accède aux MODULES suivants :

Dans le domaine « Pilotage » :
−   Tableau de bord ;
−   Indicateurs : Activité, Car Policy, Carburant, Co2/TVS, Contrats ;
−   Etat du Parc ;
−   Synthèse des informations d’un véhicule ;
−   Alertes : Roulage, Consommation, Kilométrage, Contrat, Contrôle technique ;
−   Rapport : TCO ;

Dans le domaine « Gestion » :
−   Mes collaborateurs ;
−   Mes véhicules ;
−   Mes contrats ;
−   Mes cartes et badges ;
−   Mes consommations ;
−   Mes commandes ;
−   Mes documents ;
−   Mes factures ;
−   Mes fournisseurs ;
−   Mes procès-verbaux ;
−   Mes sinistres ;
−   Mes notes ;
−   Mes interventions ;

5.2 Modules accessibles à partir de l’interface Conducteur

Concernant l’interface Conducteur, le CLIENT accède aux MODULES suivants :
−   Tableau de bord conducteur
−   Synthèse des informations d’un véhicule
−   Suivi Kilomètres
−   Suivi conso
−   Mes documents
−   Assistance Conducteur
−   Charte Conducteur
−   Trouver un garage
−   Renouveler véhicule

5.3 Modules optionnels

FLEETNOTE propose des modules optionnels non compris dans la configuration standard présentée dans les paragraphes précédents. L’activation et les conditions d’accès à ces modules sont détaillés dans les conditions particulières.

Les modules optionnels actuellement disponibles sont :

  • Module des PV EDI ANTAI qui permet de traiter directement dans FleetNote les procès-verbaux émis par l’ANTAI

5.4 Politique d’évolutions des modules

Le CLIENT bénéficie des évolutions techniques apportées aux modules existants. De nouveaux modules pourront être développés par FLEETNOTE et proposés en complément, faisant alors l’objet d’un avenant aux conditions générales présentes.

ARTICLE 6 : IMPORT DE DONNEES EXTERIEURES

La PLATEFORME permet au CLIENT l’importation de données issues de sources extérieures. Cela concerne notamment les données issues de cartes accréditives (kilométrages, événement consommation de carburant …) ou Télébadges.

La liste des interfaces souscrites dans le contrat est consignée dans les conditions particulières grands comptes.

ARTICLE 7 : ASSISTANCE TECHNIQUE

7.1 Outils et documentations fournis par FLEETNOTE

FLEETNOTE met à la disposition du CLIENT :

  • Des fonctionnalités d’aide intégrées à la PLATERFORME permettant une meilleure compréhension et utilisation du Service;
  • Les coordonnées permettant de contacter l’Assistance technique de FLEETNOTE ;

7.2 Procédure de déclaration d’Incident :

Pour déclarer un Incident, le Client doit transmettre l’incident par mail à l’adresse service.client@fleet-note.com et communiquer le maximum d’informations sur son problème pour permettre la bonne réalisation du Diagnostic.

A ce titre, FLEETNOTE se réserve le droit de refuser toute intervention si elle constate lors de ses recherches que le Client utilise le Service en violation des conditions générales et particulières de FLEETNOTE ou des lois et règlements en vigueur.

L’ensemble des échanges entre les parties et notamment les échanges électroniques feront foi de l’engagement du CLIENT à l’intervention de FLEETNOTE.

Le CLIENT s’engage à ne pas recourir abusivement à l’Assistance technique. FLEETNOTE se réserve le droit de refuser la prise en charge d’une demande du CLIENT si son comportement ou la fréquence de ses demandes sont de nature à dérégler le fonctionnement normal du Service d’Assistance technique.

A ce titre FLEETNOTE rappelle qu’elle n’est soumise qu’à une obligation de moyen.

ARTICLE 8 : PRESTATIONS SPECIFIQUES

FLEETNOTE propose également un certain nombre de prestations spécifiques à ses CLIENTS sur demande. Cela peut concerner :

  • Une assistance au démarrage de la PLATEFORME (intégration des données, paramétrage …) ;
  • Une assistance conseil (Charte conducteur, Car Policy …) ;
  • Une formation prise en main de l’application ;
  • Une assistance mensuelle à l’import des fichiers de facturations ;

ARTICLE 9 : COMMANDE ET CONTRAT

9.1 Commande

Tout contrat Grand compte fait l’objet d’une commande. Celui-ci est désigné par la signature des conditions générales de service grands comptes présentes complétées des conditions particulières grands comptes.

9.2 Exécution de la commande

La mise à disposition de la PLATEFORME intervient après réception des conditions générales de service grands comptes présentes complétées de conditions particulières grands comptes dûment signées par le CLIENT.

9.3 Durée initiale

Le contrat de service est signé pour une durée d’un an du 1er janvier au 31 décembre de l’année calendaire en cours. Il démarre à la date de début de contrat prévue dans les conditions spécifiques.

9.4 Renouvellement de Service

Le contrat de service se prolonge, au-delà de sa durée initiale, par périodes successive d’un an, à moins d’avoir été résilié par envoi d’un courrier accusé-réception au moins trois mois avant la date d’échéance.

ARTICLE 10 : TARIF ET PAIEMENT

10.1 Pack démarrage

Le Pack démarrage est facturé systématiquement pour tout nouveau client et comprend :

  • L’intégration des données disponibles en format Excel dans FleetNote (Etat de parc)
  • Le paramétrage des organisations (juridique, opérationnel, analytique)
  • Le paramétrage des alertes gestionnaires et conducteurs
  • L’import de premiers fichiers carburant
  • Configuration des catégories de conducteurs
  • Configuration des profils collaborateur
  • Formation à distance prise en main application

Le tarif applicable est présent dans les conditions particulières.

10.2 Abonnement annuel

Le tarif appliqué dépendant de plusieurs facteurs, et notamment :

  • Le nombre de véhicules gérés et le nombre d’accès conducteurs ainsi que le nombre d’accès administrateur ;
  • Les modules supplémentaires souscrits.
  • Les prestations spécifiques récurrentes (assistance mensuelle à l’import de fichiers …)

Le tarif applicable pour les différentes prestations proposées par FLEETNOTE est présent dans les conditions particulières grands comptes. Il permet de calculer :

  • Un montant facturé pour l’année calendaire au titre de l’utilisation de la PLATEFORME.
  • Un montant facturé pour une prestation spécifique additionnelle souscrite par le CLIENT.

Concernant l’utilisation de la PLATEFORME, Le montant facturé pour l’année calendaire en cours est calculé au prorata temporis.

10.3 Evolution du tarif d’abonnement annuel

Concernant les prestations récurrentes (Utilisation de la PLATEFORME + prestation de service récurrente souscrite par le CLIENT), il est prévu une mise à jour tarifaire annuelle à chaque 1er janvier suivant de la date anniversaire de signature du contrat (par exemple : pour un contrat signé en Mai 2021, la première mise à jour de tarif a lieu en janvier 2023).

L’actualisation s’effectue d’après la méthode et l’indice de prix du Syntec (www.syntec.fr) : P1 = P0 x S1/S0

P1 : Prix prestation récurrente annuelle révisée
P0 : Prix prestation récurrente annuelle contractuel d’origine
S0 : indice SYNTEC de référence retenu à la date contractuelle d’origine
S1 : dernier indice publié à la date de révision

FLEETNOTE se réserve le droit de répercuter, sans délai, toute nouvelle taxe ou toute augmentation de taux des taxes existantes.

10.4 Paiement

Le paiement peut s’effectuer uniquement par virement ou chèque bancaire.

Le délai de paiement est de 30 jours date de facture terme à échoir.

De convention expresse et sauf report sollicité à temps et accordé par FLEETNOTE de manière particulière et écrite, le défaut total ou partiel de paiement à l’échéance de toute somme due au titre du contrat entraînera de plein droit et sans mise en demeure préalable :

  • l’exigibilité immédiate de toutes les sommes restant dues par le CLIENT au titre du contrat, quel que soit le mode de règlement prévu ;
  • la suspension de toutes les prestations en cours, quelle que soit leur nature, sans préjudice pour FLEETNOTE d’user de la faculté de résiliation du contrat ;
  • l’impossibilité de souscrire de nouvelles prestations ou de les renouveler ;
  • l’application d’un intérêt à un taux égal à 1.5 fois le taux d’intérêt légal en vigueur en France.

ARTICLE 11: RESILIATION

Le contrat de service doit avoir été dénoncé par l’une ou l’autre des parties au plus tard trois mois avant la date de renouvellement, par lettre recommandée avec accusé de réception.

ARTICLE 12 : CONDITIONS D’EXPLOITATION

Le Client reconnaît par les présentes que les fluctuations de la bande passante et les aléas du fournisseur d’accès sont des éléments pouvant entraîner une discontinuité dans les prestations offertes par la société FLEETNOTE, et extérieure à ses moyens techniques.

En cas de nécessité, FLEETNOTE se réserve la possibilité d’interrompre le service pour procéder à une intervention technique, afin d’améliorer son fonctionnement ou pour toute opération de maintenance

ARTICLE 13: OBLIGATIONS DE FLEETNOTE

FLEETNOTE s’engage à apporter tout le soin et toute la diligence nécessaires à la fourniture d’un Service de qualité conformément aux usages de la profession à l’état de l’art. FLEETNOTE ne répond que d’une obligation de moyen.

ARTICLE 14: RESPONSABILITE DE FLEETNOTE

La responsabilité de FLEETNOTE ne sera pas engagée :

Si l’exécution du contrat, ou de toute obligation incombant à FLEETNOTE au titre des présentes, est empêchée, limitée ou dérangée du fait d’incendie, explosion, défaillance des réseaux de transmission, effondrement des installations, épidémie, tremblement de terre, inondation, panne d’électricité, guerre, embargo, loi, injonction, demande ou exigence de tout gouvernement, grève, boycott retrait d’autorisation de l’opérateur de télécommunication, ou autre circonstance hors du contrôle raisonnable de FLEETNOTE (« Cas de Force Majeure »), alors FLEETNOTE, sous réserve d’une prompte notification au CLIENT, devra être dispensée de l’exécution de ses obligations dans la limite de cet empêchement, limitation ou dérangement, et le CLIENT sera de la même manière dispensé de l’exécution de ses obligations dans la mesure où les obligations de cette partie sont relatives à l’exécution ainsi empêchée, limitée ou dérangée, sous réserve que la partie ainsi affectée fasse ses meilleurs efforts pour éviter ou pallier de telles causes d’inexécution et que les deux parties procèdent avec promptitude dès lors que de telles causes auront cessé ou été supprimées. La partie affectée par un cas de Force Majeure devra tenir l’autre partie régulièrement informée par courrier électronique des pronostics de suppression ou de rétablissement de ce Cas de Force Majeure.

Si les effets d’un cas de Force Majeure devaient avoir une durée supérieure à 30 jours, à compter de la notification du cas de force majeure à l’autre partie, le contrat pourra être résilié de plein droit à la demande de l’une ou l’autre partie, sans droit à indemnité de part et d’autre.

Soit encore du fait du CLIENT, notamment dans les cas ci-après :

  • Détérioration de l’application ;
  • faute, négligence, omission ou défaillance de la part du CLIENT, non-respect des conseils donnés ;
  • Divulgation ou utilisation illicite du mot de passe remis confidentiellement au CLIENT ;
  • faute, négligence ou omission d’un tiers sur lequel FLEETNOTE n’a aucun pouvoir de contrôle ou de surveillance ;
  • demande d’interruption temporaire ou définitive du Service émanant d’une autorité administrative ou judiciaire ;
  • compétente, ou notification d’un tiers au sens de l’article 6 de la LCEN ;
  • destruction partielle ou totale des informations transmises ou stockées à la suite d’erreurs imputables directement ou indirectement au CLIENT.

Les réparations dues par FLEETNOTE en cas de défaillance du Service qui résulterait d’une faute établie à son encontre correspondront au préjudice direct, personnel et certain lié à la défaillance en cause, à l’exclusion expresse de tout dommage indirect tel que, notamment, préjudice commercial, perte de commandes, atteinte à l’image de marque, trouble commercial quelconque, perte de bénéfices ou de CLIENT (par exemple, divulgation inopportune d’informations confidentielles les concernant par suite de défectuosité ou de piratage du système, action d’un tiers contre le CLIENT, etc.).

En tout état de cause, le montant des dommages et intérêts qui pourraient être mis à la charge de FLEETNOTE, si sa responsabilité était engagée, sera limité au montant des sommes effectivement versées par le CLIENT à FLEETNOTE pour la période considérée ou facturées au CLIENT par FLEETNOTE ou au montant des sommes correspondant au prix de la prestation, pour la part du service pour laquelle la responsabilité de FLEETNOTE a été retenue. Sera pris en considération le montant le plus faible de ces sommes.

Le CLIENT reconnaît qu’aucune stipulation des présentes ne le dégagera de l’obligation de payer tous les montants dus à FLEETNOTE au titre des prestations réalisées.

ARTICLE 15: OBLIGATIONS ET RESPONSABILITE DU CLIENT

Le CLIENT s’engage à disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à la conclusion et à l’exécution des obligations prévues aux présentes.

Le CLIENT est le responsable entier et exclusif des mots de passe nécessaires à l’utilisation de son service. FLEETNOTE dégage toute responsabilité pour toute utilisation illicite ou frauduleuse des mots de passe mis à la disposition du CLIENT ou générés par le CLIENT lui-même. La fourniture des mots de passe est considérée comme confidentielle. Toute suspicion d’une divulgation, intentionnelle ou non, des mots de passe fournis, engage la responsabilité unique du CLIENT à l’exclusion de celle de FLEETNOTE.

Le CLIENT supportera seul les conséquences du défaut de fonctionnement du service consécutif à toute utilisation, par les membres de son personnel ou par toute personne auquel le CLIENT aura fourni son (ou ses) mot(s) de passe. De même, le CLIENT supporte seul les conséquences de la perte du ou des mots de passe précités.

Le CLIENT s’engage à respecter l’ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, et en particulier celles relatives à l’informatique, aux fichiers, aux libertés et à la propriété intellectuelle, ainsi que les droits des tiers. Le CLIENT s’engage par ailleurs à prendre toutes les assurances nécessaires auprès d’un organisme notoirement solvable afin de couvrir tous les dommages qui lui seraient imputables dans le cadre du présent contrat ou de son exécution.

ARTICLE 16 : INFORMATION DU CLIENT ET CONFORMITE DU SERVICE

Le CLIENT reconnaît avoir vérifié l’adéquation du matériel et du Service à ses besoins et avoir reçu de FLEETNOTE toutes les informations et conseils qui lui étaient nécessaires pour souscrire au présent engagement en connaissance de cause.

FLEETNOTE se réserve le droit de contrôler le respect des conditions d’utilisation du Service.

ARTICLE 17 : PROPRIETE INTELLECTUELLE

FLEETNOTE est propriétaire de la PLATEFORME, tant dans ses composantes techniques que graphiques, textuelles ou autres, sous la seule réserve des contenus fournis par les CLIENTS eux-mêmes, et de la publicité fournie par des tiers. En particulier, la PLATEFORME est fournie au moyen de logiciels et de Bases de données conçus et développés par FLEETNOTE, qui lui appartiennent ou sur lesquels elle dispose des droits de propriété intellectuelle.

Le contenu mis en ligne sur la PLATEFORME par FLEETNOTE appartient également à cette dernière, sous les réserves précisées ci-dessus. FLEETNOTE est donc seule titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents à la PLATEFORME, à son contenu ainsi qu’aux logiciels et Bases de données assurant son fonctionnement, et l’utilisation de la Plateforme ne donne au Client aucun droit sur l’un quelconque de ces éléments, sous réserve des droits afférents aux contenus fournis par les Clients eux-mêmes et à la publicité fournie par des tiers.

L’acceptation des présentes Conditions d’Utilisation vaut reconnaissance par le CLIENT des droits de propriété intellectuelle de FLEETNOTE ci-dessus énumérés et l’engagement de les respecter.

ARTICLE 18 : DONNEES PERSONNELLES

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après « règlement européen sur la protection des données »).

Les clauses qui suivent ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles FLEETNOTE (ci-après « sous-traitant ») s’engage à effectuer pour le compte du CLIENT (ci-après « responsable de traitement ») les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

18.1 Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

FLEETNOTE est autorisé à traiter pour le compte du CLIENT les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le service décrit dans les Conditions Générales ci-annexées.

Les opérations de traitement réalisées sont la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, l’harmonisation ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction des données.

La finalité du traitement est le pilotage du parc automobile du CLIENT par l’utilisation de la plateforme internet éditée par FLEETNOTE comprenant la gestion :

  • des affectations de véhicules,
  • des contrats de location de véhicules,
  • des cartes carburant,
  • des événements de véhicules (maintenance, contrôle technique),
  • des kilométrages de véhicules,
  • des consommations en carburant,
  • des sinistres de véhicules,
  • des procès-verbaux de véhicules,
  • des dépenses de véhicules,

Les catégories de personnes concernées sont les salariés du CLIENT disposant d’un véhicule de fonction mis à leur disposition par le CLIENT ainsi que les salariés en charge de véhicules de services mis à disposition par le CLIENT.

Pour l’exécution du service objet des présentes, le CLIENT met à la disposition de FLEETNOTE les données à caractère personnel suivantes dont le traitement est nécessaire :

  • Caractéristiques des véhicules : marque, modèle, version, finition, motorisation, énergie ainsi que toutes les données figurant sur un certificat d’immatriculation
  • Identification des conducteurs des véhicules du CLIENT (matricule RH, fonction, adresse email, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse professionnelle, adresse personnelle, société juridique (code et libellé), centre de cout (code et libellé), numéro de permis de conduire, date et lieu de délivrance permis de conduire, date de naissance) ;
  • Caractéristiques des contrats de location (numéro de contrat, dates exactes début/fin, valeur des véhicules immobilisés, montants de loyers mensuels par prestations) ;
  • suivi de la consommation en carburant et des dépenses à l’aides d’interfaces de facturation des fournisseurs.

18.2 Obligations de FLEETNOTE vis-à-vis du CLIENT. FLEETNOTE s’engage à :

  • traiter les données uniquement pour la seule finalité qui fait l’objet de la sous-traitance ;
  • traiter les données conformément aux instructions documentées du CLIENT. Si FLEETNOTE considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le CLIENT. En outre, si FLEETNOTE est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le CLIENT de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
  • garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes ;
  • veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu des présentes :
    • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
    • reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
  • prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
  • modifier ou effacer les données uniquement avec l’accord préalable du responsable de traitement, sauf s’il s’agit de rectifier des erreurs purement matérielles ;
  • ne pas dupliquer les données, sauf s’il s’agit de réaliser des copies de sauvegarde.

18.3 Obligations du CLIENT vis-à-vis de FLEETNOTE. Le CLIENT s’engage à :

  • fournir à FLEETNOTE les données visées au point 16.1 ci-dessus ;
  • documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par FLEETNOTE ;
  • veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part de FLEETNOTE ;
  • superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de FLEETNOTE ;
  • autoriser FLEETNOTE à utiliser certaines statistiques non personnelles à des fins d’amélioration de l’outil et de services vers les utilisateurs de la plateforme internet (exemple : taux de panne sur un modèle de véhicule).

18.4     Sous-traitance ultérieure

FLEETNOTE peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après « sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par le CLIENT de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le CLIENT dispose d’un délai minium de 30 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le CLIENT n’a pas émis d’objection pendant le délai convenu.

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations des présentes pour le compte et selon les instructions du CLIENT. Il appartient à FLEETNOTE de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, FLEETNOTE demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

18.5     Droit d’information des personnes concernées

Il appartient au CLIENT de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

18.6     Exercice des droits des personnes

Lorsque les personnes concernées exercent auprès de FLEETNOTE des demandes d’exercice de leurs droits, FLEETNOTE doit adresser ces demandes dès réception au CLIENT.

Dans la mesure du possible, FLEETNOTE doit aider le CLIENT à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

18.7     Notification des violations de données à caractère personnel

FLEETNOTE notifie au CLIENT toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 24 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

16.8     Aide de FLEETNOTE au respect par le CLIENT de ses obligations

FLEETNOTE aide le CLIENT pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données. FLEETNOTE aide le CLIENT pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

16.9     Mesures de sécurité

FLEETNOTE s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

  • Les bases de données applicatives sont chiffrées, incluant les données à caractère personnel.
  • Application en mode Cluster permettant le répartition de charges et le basculement en cas de défaillance. Le taux de disponibilité n’est pas garanti. La couche applicative permet de limiter et de contrôler les accès aux données.
  • Des sauvegardes sont effectuées quotidiennement et permettent en cas d’incident de rétablir les données dans un état précédent.
  • Des tests unitaires, d’intégrations et fonctionnels sont effectués régulièrement sur l’application. De même certains tests d’intrusions sont effectués sur les systèmes et les applications.

16.10   Délégué à la protection des données

FLEETNOTE communique au CLIENT le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données, s’il en a désigné un, conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données.

16.11   Registre des catégories d’activités de traitement

FLEETNOTE déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du CLIENT.

16.12   Documentation

FLEETNOTE met à la disposition du CLIENT la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits, y compris des inspections, par le CLIENT ou un autre auditeur qu’il a mandaté, et contribuer à ces audits.

16.13   Sort des données

Au terme de la prestation de service relatif au traitement des données, FLEETNOTE s’engage au choix du responsable de traitement à :

  • détruire toutes les données à caractère personnel ;
  • ou à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ;
  • ou à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement.

Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de FLEETNOTE. Une fois détruites, FLEETNOTE doit justifier par écrit de la destruction.

ARTICLE 19 : COOKIES

La PLATEFORME peut utiliser des cookies. Un cookie est un petit fichier texte placé sur le disque dur du CLIENT, servant principalement à faciliter la navigation sur le Site et à identifier le CLIENT lorsqu’il se connecte à son COMPTE.

Le CLIENT a la possibilité d’accepter ou de refuser les cookies. La plupart des navigateurs Web acceptent automatiquement les cookies, mais le CLIENT peut généralement modifier les paramètres de son navigateur afin de les refuser. Le Client est informé que s’il refuse les cookies, il ne pourra pas accéder à certains Services et notamment aux Services nécessitant l’identification du CLIENT.

ARTICLE 20 : CONFIDENTIALITE

FLEETNOTE est tenu, ainsi que l’ensemble de son personnel au secret professionnel et à l’obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, les informations et les décisions dont ils auront eu connaissance dans le cadre de ces présentes conditions générales et de la réalisation des Services liés.

ARTICLE 21 : MODIFICATION

Les parties conviennent que FLEETNOTE peut, de plein droit, modifier son service sans autre formalité que d’en informer le CLIENT par un avertissement et/ou de porter ses modifications dans les conditions générales de service. Toute modification substantielle de la PLATEFORME fera l’objet d’une information FLEETNOTE ou l’envoi d’un courrier électronique au CLIENT. Dans cette hypothèse, le CLIENT peut, en dérogation à l’article 12, résilier le contrat dans un délai de trente jours à compter de l’entrée en vigueur de ces modifications.

ARTICLE 22 : DISPOSITIONS GENERALES

22.1 Bénéfice des contrats

Le CLIENT ne peut pas céder le bénéfice de tout ou partie des contrats conclus avec FLEETNOTE, sauf accord préalable de celle-ci.

22.2 Conditions particulières et Annexes

Les conditions particulières et éventuelles annexes sont incorporées par référence aux Conditions générales de Services de FLEETNOTE et sont indissociables desdites Conditions générales. L’ensemble de ces documents est dénommé dans le présent document «Conditions Générales ».

L’ensemble des documents incorporés au présent contrat par référence peut être consulté par le CLIENT aux adresses indiquées sur le Site FLEETNOTE. Ces documents sont en outre sujets à modifications ou évolutions.

22.3 Publicité et promotion

FLEETNOTE pourra à l’occasion de publicité, manifestations, dans les colloques et publications spécialisées sur les marchés professionnels, se prévaloir des Services fournis au Client ainsi que sur ses documents commerciaux et/ou sa plaquette.

22.4 Attribution de compétence

En cas de litige avec un CLIENT non considéré comme consommateur au sens du code de la Consommation, compétence expresse est attribuée au Tribunal de Commerce de Aix-en-Provence, nonobstant pluralité de défendeur ou appel en garantie, y compris pour les mesures d’urgence, conservatoires en référé ou sur requête.

22.5 Loi applicable

Le présent contrat est régi par la loi française. Il est en ainsi pour les règles de fond comme pour les règles de forme, à l’exclusion, d’une part, des règles de conflit prévues par la loi Française, et d’autre part, des dispositions de la loi Française qui seraient contraires au présent Contrat.