Conditions générales de service

(date de mise à jour : 25 mai 2018)

 

Préambule :

 

La société FLEETNOTE SARL édite une Plateforme internet de pilotage de parc automobile permettant l’utilisation de certaines fonctionnalités, tableaux de bords, alertes, rapports et indicateurs,  sur la base de Données importées et saisies par les Clients.

Les présentes Conditions Générales de Service régissent l’ensemble des différentes utilisations de la Plateforme accessible à l’adresse URL http://www.fleet-note.com.

Elles sont conclues entre :

  • La société FLEETNOTE, SARL, société de droit français, élisant domicile 17 avenue Charles de Gaulle 13122 Ventabren, inscrite au RCS de Salon-de-Provence  au numéro 803 499 482, représentée par M. SARTORIUS, ci-dessous nommée FLEETNOTE,
  • et entre toute personne morale, de droit privé ou de droit public souhaitant s’engager dans une ou plusieurs des prestations fournies par la société FLEETNOTE, ci-après nommée le Client.

 

ARTICLE 1 : DEFINITIONS

 

Les termes mentionnés ci-dessous ont, dans les présentes Conditions Générales de Service, la signification suivante :

  • CLIENT : désigne tout professionnel (personne physique ou morale) qui s’inscrit à la Plateforme pour bénéficier des Services soit en version gratuite, soit en version payante. Seules les personnes agissant pour leurs besoins professionnels et dans le cadre de leur activité professionnelle peuvent passer commande de Services.
  • PLATEFORME : désigne le site internet accessible à l’adresse http://www.fleet-note.com. La Plateforme regroupe l’ensemble des pages web hébergées et services proposés aux Clients y compris les Données. 
  • SERVICES : désignent toutes les prestations de services fournies par l’utilisation de la Plateforme et décrites à l’article 4 des présentes Conditions Générales de Service.
  • COMPTE : désigne l’interface dans lequel est regroupé l’ensemble des Données fournies par le Client hébergé sur la Plateforme. 
  • COMMANDE : désigne toute commande de Service(s) passée par un Client à FLEETNOTE sur la Plateforme, à titre payant ou gratuit, qu’il s’agisse notamment de la souscription d’un Abonnement, d’un achat de Service ponctuel à l’unité ou d’une commande de Service gratuit.
  • PARTENAIRES : désignent les partenaires susceptibles de proposer des offres complémentaires aux Clients FLEETNOTE concernés.
  • DONNEES : désigne l’ensemble des Données importées, créées ou reçues par le Client dans le cadre de l’utilisation du Service.

 

ARTICLE 2 : OBJET

 

Le Client reconnaît avoir vérifié l'adéquation du Service à ses besoins et avoir reçu de FLEETNOTE toutes les informations et conseils qui lui étaient nécessaires pour souscrire au présent engagement en connaissance de cause.

 

Le présent contrat a pour objet de définir les conditions juridiques, techniques et financières dans lesquelles FLEETNOTE s'engage avec le Client.

 

Les présentes conditions générales de Service complétées le cas échéant par des conditions particulières et/ou annexes proposées par FLEETNOTE sont applicables, à l'exclusion de toutes autres conditions et notamment celles du Client, à toute commande par le Client de prestations de FLEETNOTE.

 

Les prestations offertes par FLEETNOTE à titre gratuit sont également régies par les présentes conditions générales de Service.

 

ARTICLE 3 : CONDITIONS D’INSCRIPTION

 

La Plateforme est réservée aux entreprises et organisations professionnelles. Seules peuvent s’inscrire pour devenir Client, les personnes morales agissant par l’intermédiaire d’une personne physique disposant de la capacité juridique pour contracter au nom et pour le compte de la personne morale.

 

FLEETNOTE se réserve également le droit discrétionnaire de refuser l’inscription d’une personne qui ne serait pas conforme à l’esprit de la Plateforme ou contreviendrait à l’image de FLEETNOTE et ce sans qu’il soit possible d’engager la responsabilité de FLEETNOTE de quelque manière que ce soit.

 

ARTICLE 4 : FONCTIONNEMENT DE LA PLATEFORME

 

FLEETNOTE propose deux versions différentes de la Plateforme :

  • Pack Gratuit
  • Pack Premium

Le détail de toutes les fonctionnalités est présenté sur la Plateforme à l’adresse :

http://www.fleet-note.com/Tarifs

Seules les informations sur les Services communiqués sur cette page sont opposables à FLEETNOTE.

 

4.1 Version « Pack Gratuit »

 

Le Client peut accéder aux Services suivants :

Dans le domaine « Pilotage » :

  • Tableau de bord ;
  • Indicateurs ;
  • Etat du Parc ;
  • Synthèse des informations d’un véhicule ;
  • Alertes : Roulage, Consommation, Kilométrage, Contrat, Contrôle technique ;
  • TCO ;

Dans le domaine « Gestion » :

  • Mes collaborateurs ;
  • Mes véhicules ;
  • Mes contrats ;
  • Mes cartes et badges ;
  • Mes factures ;
  • Mes fournisseurs ;

Dans le domaine « Communication » :

  • Assistance ;
  • Charte conducteurs ;

L’accès conducteur est limité à 1 accès unique.

Pas d’accès à l’assistance

 

L’activation de la version « Pack Gratuit » implique l’accord du Client de recevoir des offres commerciales de Partenaires FLEETNOTE sous forme de publicité affichée ou bien sous forme d’offres directes.

 

Le passage d’une version « Pack Gratuit » à une autre version entraine clôture du Compte utilisé pour la version « Pack Gratuit » sans perte de données.

 

4.2 Version « Pack Premium »

 

Le Client peut accéder aux Services du « Pack Gratuit» ainsi que les services supplémentaires suivants :

Dans le domaine « Gestion » :

  • Mes commandes ;
  • Mes documents ;
  • Mes procès-verbaux ;
  • Mes sinistres ;

Dans le domaine « Communication » :

  • Car Policy ;
  • Campagnes ;
  • Alertes conducteurs ;

Dans le domaine « Supervision » :

  • Utilisateurs ;
  • Paramétrages ;
  • Interfaces ;

L’accès conducteur est limité en fonction du Pack souscrit

Accès à l’assistance par email

En outre, l’activation de la version « Pack Premium » permet au Client de désactiver la réception d’offres commerciales de Partenaires FLEETNOTE sous forme de publicité affichée ou bien sous forme de d’offres directes.

 

ARTICLE 5 : OBLIGATIONS DE FLEETNOTE

 

FLEETNOTE s'engage à apporter tout le soin et toute la diligence nécessaires à la fourniture d'un Service de qualité conformément aux usages de la profession et à l'état de l'art. FLEETNOTE ne répond que d'une obligation de moyen.

 

ARTICLE 6 : RESPONSABILITE DE FLEETNOTE

 

La responsabilité de FLEETNOTE ne sera pas engagée :

 

Si l'exécution du contrat, ou de toute obligation incombant à FLEETNOTE au titre des présentes, est empêchée, limitée ou dérangée du fait d'incendie, explosion, défaillance des réseaux de transmission, effondrement des installations, épidémie, tremblement

de terre, inondation, panne d'électricité, guerre, embargo, loi, injonction, demande ou exigence de tout gouvernement, grève, boycott retrait d'autorisation de l'opérateur de télécommunication, ou autre circonstance hors du contrôle raisonnable de FLEETNOTE

("Cas de Force Majeure"), alors FLEETNOTE, sous réserve d'une prompte notification au Client, devra être dispensée de l'exécution de ses obligations dans la limite de cet empêchement, limitation ou dérangement, et le Client sera de la même manière dispensé de l'exécution de ses obligations dans la mesure où les obligations de cette partie sont relatives à l'exécution ainsi empêchée, limitée ou dérangée, sous réserve que la partie ainsi affectée fasse ses meilleurs efforts pour éviter ou pallier de telles causes d'inexécution et que les deux parties procèdent avec promptitude dès lors que de telles causes auront cessé ou été supprimées. La partie affectée par un cas de Force Majeure devra tenir l'autre partie régulièrement informée par courrier électronique des pronostics de suppression ou de rétablissement de ce Cas de Force Majeure.

 

Si les effets d'un cas de Force Majeure devaient avoir une durée supérieure à 30 jours, à compter de la notification du cas de force majeure à l'autre partie, le contrat pourra être résilié de plein droit à la demande de l'une ou l'autre partie, sans droit à indemnité de part et d'autre.

 

Soit encore du fait du Client, notamment dans les cas ci-après :

  • détérioration de l'application,
  • faute, négligence, omission ou défaillance de la part du Client, non-respect des conseils donnés,
  • divulgation ou utilisation illicite du mot de passe remis confidentiellement au Client,
  • faute, négligence ou omission d'un tiers sur lequel FLEETNOTE n'a aucun pouvoir de contrôle ou de surveillance,
  • demande d'interruption temporaire ou définitive du Service émanant d'une autorité administrative ou judiciaire
  • compétente, ou notification d'un tiers au sens de l'article 6 de la LCEN,
  • destruction partielle ou totale des informations transmises ou stockées à la suite d'erreurs imputables directement ou indirectement au Client.

 

Les réparations dues par FLEETNOTE en cas de défaillance du Service qui résulterait d'une faute établie à son encontre correspondront au préjudice direct, personnel et certain lié à la défaillance en cause, à l'exclusion expresse de tout dommage indirect tel que, notamment, préjudice commercial, perte de commandes, atteinte à l'image de marque, trouble commercial quelconque, perte de bénéfices ou de Clients (par exemple, divulgation inopportune d'informations confidentielles les concernant par suite de défectuosité ou de piratage du système, action d'un tiers contre le Client, etc.).

 

En tout état de cause, le montant des dommages et intérêts qui pourraient être mis à la charge de FLEETNOTE, si sa responsabilité était engagée, sera limité au montant des sommes effectivement versées par le Client à FLEETNOTE pour la période considérée ou facturées au Client par FLEETNOTE ou au montant des sommes correspondant au prix de la prestation, pour la part du Service pour laquelle la responsabilité DE FLEETNOTE a été retenue. Sera pris en considération le montant le plus faible de ces sommes.

 

FLEETNOTE n'effectue aucune sauvegarde spécifique des Données stockées sur ses serveurs. Il appartient en conséquence au Client de prendre toutes mesures nécessaires à la sauvegarde de ses Données en cas de perte, ou de détérioration des Données confiées, quelle qu'en soit la cause, y compris celles non expressément visées par les présentes.

 

Le Client reconnaît qu'aucune stipulation des présentes ne le dégagera de l'obligation de payer tous les montants dus à FLEETNOTE au titre des prestations réalisées.

 

ARTICLE 7 : OBLIGATIONS ET RESPONSABILITE DU CLIENT

 

Le Client s’engage à disposer du pouvoir, de l'autorité et de la capacité nécessaires à la conclusion et à l’exécution des obligations prévues aux présentes.

 

Le Client s'engage à communiquer, lors de la création de son compte Client et à chaque modification de celles-ci, ses coordonnées et informations bancaires exactes et mises à jour à FLEETNOTE.

FLEETNOTE se réserve la possibilité de demander des documents justificatifs au Client pour s’assurer de l’exactitude de ses informations.

 

Le Client est le responsable entier et exclusif des mots de passe nécessaires à l'utilisation de son Service. FLEETNOTE dégage toute responsabilité pour toute utilisation illicite ou frauduleuse des mots de passe mis à la disposition du Client ou générés par le Client lui-même. La fourniture des mots de passe est considérée comme confidentielle. Toute suspicion d'une divulgation, intentionnelle ou non, des mots de passe fournis, engage la responsabilité unique du Client à l'exclusion de celle de FLEETNOTE.

 

Le Client supportera seul les conséquences du défaut de fonctionnement du Service consécutif à toute utilisation, par les membres de son personnel ou par toute personne auquel le Client aura fourni son (ou ses) mot(s) de passe. De même, le Client supporte seul les conséquences de la perte du ou des mots de passe précités.

 

Le Client s'engage à respecter l'ensemble des prescriptions légales et réglementaires en vigueur, et en particulier celles relatives à l'informatique, aux fichiers, aux libertés et à la propriété intellectuelle, ainsi que les droits des tiers. Le Client s'engage par ailleurs à prendre toutes les assurances nécessaires auprès d'un organisme notoirement solvable afin de couvrir tous les dommages qui lui seraient imputables dans le cadre du présent contrat ou de son exécution.

 

Le Client déclare accepter pleinement toutes les obligations légales découlant de l’administration de ses Services, FLEETNOTE ne pouvant être recherché ni inquiété à cet égard pour quelque cause que ce soit, notamment en cas de violation de lois ou règlements applicables aux Services du Client. Le non-respect par le Client des points visés ci-dessus et des points visés aux conditions particulières, et notamment toute activité susceptible d'engendrer une responsabilité civile et/ou pénale entraînera le droit pour FLEETNOTE de d'interrompre sans délai et sans mise en demeure préalable les Services du Client et de résilier immédiatement et de plein droit le contrat, sans préjudice du droit à tous dommages et intérêts auxquels FLEETNOTE pourrait prétendre.

 

Le Client s'engage à régler directement à l'auteur de la réclamation toute somme que celui-ci exigerait de FLEETNOTE. En outre, le Client s'engage à intervenir sur demande de FLEETNOTE à toute instance engagée contre cette dernière ainsi qu'à garantir FLEETNOTE de toutes les condamnations qui seraient prononcées contre elle à cette occasion. En conséquence, le Client s'engage à faire son affaire personnelle de toute réclamation et/ou procédure quelle qu'en soit la forme, l'objet ou la nature qui serait formée contre FLEETNOTE et qui se rattacherait aux obligations mises à la charge du Client au titre du présent contrat.

 

Le Client s'engage à informer FLEETNOTE dans les 48 heures de toute modification concernant sa situation, et dans les 24 heures de toute perte éventuelle des mots de passe.

 

Le Client, pour tout contact avec FLEETNOTE, s'engage à formuler clairement sa demande, selon les règles d'usage.

 

ARTICLE 8 : ASSISTANCE TECHNIQUE

 

8.1 Outils et documentations fournis par FLEETNOTE

 

FLEETNOTE met à la disposition du Client :

  • Des fonctionnalités d’aide intégrées à la Plateforme permettant une meilleure compréhension et utilisation du Service;
  • Les coordonnées permettant de contacter l'Assistance technique de FLEETNOTE par mail pour les Clients « Pack Premium » ;

 

8.2 Procédure de déclaration d'Incident :

 

Pour déclarer un Incident, le Client doit transmettre l’incident par mail à l’adresse [email protected] et communiquer le maximum d'informations sur son problème pour permettre la bonne réalisation du Diagnostic.

 

A ce titre, FLEETNOTE se réserve le droit de refuser toute intervention si elle constate lors de ses recherches que le Client utilise le Service en violation des conditions générales et particulières de FLEETNOTE ou des lois et règlements en vigueur.

 

L’ensemble des échanges entre les parties et notamment les échanges électroniques feront foi de l’engagement du Client à l’intervention de FLEETNOTE.

 

Le Client s'engage à ne pas recourir abusivement à l'Assistance technique. FLEETNOTE se réserve le droit de refuser la prise en charge d'une demande du Client si son comportement ou la fréquence de ses demandes sont de nature à dérégler le fonctionnement normal du Service d'Assistance technique.

 

A ce titre FLEETNOTE rappelle qu'elle n'est soumise qu'à une obligation de moyen.

 

 

 

ARTICLE 9 : EXECUTION, TARIF et PAIEMENT

 

9.1. Création du compte Client

 

Pour toute commande de Service auprès de FLEETNOTE, le Client doit créer un compte Client comprenant ses coordonnées et informations bancaires exactes et mises à jour. Ce compte Client peut faire l’objet d’une procédure de vérification par FLEETNOTE afin de s’assurer que les informations communiquées par le Client sont correctes.

 

9.2 Confirmation de la commande

 

FLEETNOTE accuse réception Client, par courrier électronique, du bon de commande et du paiement effectué, et l’informe de la mise en œuvre du Service commandé dans les conditions décrites ci-après.

 

9.3 Exécution de la commande

 

La mise à disposition du Service intervient après validation du paiement par FLEETNOTE et dans un délai maximal de 7 jours à compter du paiement effectif du bon de commande par le Client.

Le paiement effectif est réalisé dès lors que les sommes correspondantes au Service sont définitivement créditées sur le compte de FLEETNOTE.

Passé ce délai et à défaut de mise à disposition du Service par FLEETNOTE, le Client est en droit de demander l'annulation de la transaction et le remboursement des sommes déjà versées.

 

9.4. Tarif

 

Les tarifs en vigueur pour les différentes prestations proposées par FLEETNOTE sont disponibles en consultation en ligne sur le Site FLEETNOTE dans la rubrique « Tarifs » et sur demande auprès de FLEETNOTE, à l'adresse suivante : Service Client FLEETNOTE : Avenue Charles de Gaulle 13122 Ventabren.

 

Les Services ou prestations commandés sont mentionnés dans le bon de commande ; ils s'entendent toutes taxes comprises sauf indication contraire et sont payables en euros.

 

FLEETNOTE adressera par courrier électronique et/ou mettra à la disposition du Client via son interface de gestion une facture après chaque paiement. Le Client accepte expressément que la facture lui soit transmise par voie électronique.

 

FLEETNOTE se réserve la faculté de modifier ses prix à tout moment, sous réserve d'en informer le Client par courrier électronique ou par un avertissement en ligne sur la Plateforme FLEETNOTE un mois à l'avance si les nouveaux tarifs hors taxes sont moins favorables au Client. Dans cette hypothèse, le Client disposera à compter de cette information d'un délai d'un mois pour résilier le présent contrat sans pénalité. A défaut, le Client sera réputé avoir accepté les nouveaux tarifs. Les modifications de tarifs seront applicables à tous les contrats et notamment à ceux en cours d'exécution.

 

FLEETNOTE se réserve le droit de répercuter, sans délai, toute nouvelle taxe ou toute augmentation de taux des taxes existantes.

 

Les Services fournis par FLEETNOTE sont payables à la commande. Le Client est seul responsable du paiement de l'ensemble des sommes dues au titre du contrat de prestations de Services FLEETNOTE. De convention expresse et sauf report sollicité à temps et accordé par FLEETNOTE de manière particulière et écrite, le défaut total ou partiel de paiement à l'échéance de toute somme due au titre du contrat entraînera de plein droit et sans mise en demeure préalable :

  • l'exigibilité immédiate de toutes les sommes restant dues par le Client au titre du contrat, quel que soit le mode de règlement prévu ;
  • la suspension de toutes les prestations en cours, quelle que soit leur nature, sans préjudice pour FLEETNOTE d'user de la faculté de résiliation du contrat ;
  • l'impossibilité de souscrire de nouvelles prestations ou de les renouveler ;
  • l'application d'un intérêt à un taux égal à 1.5 fois le taux d’intérêt légal en vigueur en France.

 

Tout désaccord concernant la facturation et la nature des Services devront être exprimés auprès du Service Client de FLEETNOTE par mail dans un délai d'un mois après émission du bon de commande.

 

Dans l'hypothèse où des frais seraient exposés par FLEETNOTE, FLEETNOTE en informera le Client et lui communiquera les justificatifs et la facture correspondant. Le Client devra alors régler la somme due en euros.

 

Le Client, ayant la qualité de professionnel, en situation de retard de paiement est de plein droit débiteur, à l'égard de FLEETNOTE, d'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement à hauteur de 40€, en application de la loi 2012-387 du 22 mars 2012.

 

9.5. Paiement

 

Le paiement peut s’effectuer uniquement par carte bancaire VISA, CARTE BLEU et MASTERCARD.

 

Il appartient au Client de choisir le mode de paiement adapté au Service commandé et à son délai d'exécution.

 

9.6. Durée

 

Le Service a une durée celle prévue à la commande.

 

9.7. Renouvellement de Service

 

FLEETNOTE notifiera le Client par le biais de courriers électroniques adressés (adresse e-mail à tenir à jour, sous la responsabilité du Client) avant l’échéance, de l’expiration prochaine de son Service, et par conséquent de sa future suspension.

 

Tout défaut de paiement ou paiement irrégulier, c'est à dire, notamment, d'un montant erroné, ou incomplet, ou ne comportant pas les références requises, ou effectué par un moyen ou une procédure non acceptés par FLEETNOTE, sera purement et simplement ignoré et provoquera le rejet par FLEETNOTE de la demande d'enregistrement ou de renouvellement.

 

ARTICLE 10 : RESILIATION, LIMITATION ET SUSPENSION DU SERVICE

 

10.1 Résiliation, Limitation du Service

 

Le contrat est résilié de plein droit à son échéance. Pour les Clients ayants souscrits un « Pack Premium », il peut être renouvelé à partir de la Plateforme FLEETNOTE moyennant le versement par le Client du prix correspondant, dans les conditions prévues à l'article 6.

 

Pour les Clients ayants souscrit le « Pack Gratuit », le contrat peut être résilié unilatéralement par FLEETNOTE à l’issu de chaque semestre si aucun mouvement n’est enregistré sur le compte pendant la période concernée.

 

Conformément à l'article L121-84-2 du Code de la consommation, toute demande de résiliation du contrat par le Client sera effective à compter du lendemain de la date de réception par FLEETNOTE, sous réserve que le Client ait précisé l'ensemble des informations requises permettant son identification.

 

Le Client pourra par ailleurs demander que cette résiliation prenne effet plus de dix jours après la réception, par FLEETNOTE, de sa demande de résiliation.

 

Chaque partie peut résilier de plein droit et sans indemnité le contrat en cas de force majeure subsistant plus de trente jours.

 

Pour une résiliation avant échéance du contrat, le Client est libre de résilier le contrat par simple envoi postal à l'adresse Service Client FLEETNOTE : 17 avenue Charles de Gaulle 13122 Ventabren. Dans ce cas, le Client ne pourra prétendre au remboursement par FLEETNOTE des sommes déjà versées.

Dans tous les autres cas de manquement par l'une des parties à l'une ou l'autre de ses obligations au titre du contrat non réparé dans un délai de 7 jours à compter soit d'un courrier électronique adressé par la partie plaignante notifiant les manquements en cause, soit de toute autre forme de notification faisant foi adressée par ladite partie, le contrat sera résilié de plein droit, sans préjudice de tous dommages et intérêts éventuels qui pourraient être réclamés à la partie défaillante.

 

La date de notification de la lettre comportant les manquements en cause sera la date du cachet de la poste, lors de la première présentation de la lettre.

 

10.2 Suspension du Service

 

FLEETNOTE se réserve le droit d'interrompre le Service du Client si ce Service constitue un danger pour le maintien de la sécurité ou de la stabilité de l’infrastructure de FLEETNOTE. Dans la mesure du possible, FLEETNOTE informera préalablement le Client.

 

En cas de nécessité, FLEETNOTE se réserve la possibilité d'interrompre le Service pour procéder à une intervention technique, afin d'améliorer son fonctionnement ou pour toute opération de maintenance.

 

FLEETNOTE se réserve la possibilité de résilier le Service du Client en cas de non-respect des Conditions générales ou particulières de FLEETNOTE applicable au Service du Client.

 

ARTICLE 11 : CONDITIONS D'EXPLOITATION

 

Le Client reconnaît par les présentes que les fluctuations de la bande passante et les aléas du fournisseur d'accès sont des éléments pouvant entraîner une discontinuité dans les prestations offertes par la société FLEETNOTE, et extérieure à ses moyens techniques.

 

Par ailleurs, le Service est restreint, limité ou suspendu de plein droit par FLEETNOTE :

  • s'il apparaît que le Client utilise les Services qui lui sont fournis pour une activité, quelle qu’elle soit, qui ne serait pas conforme présentes conditions générales ;
  • en application des conditions particulières applicables ;
  • si FLEETNOTE se voit notifier par tout tiers intéressé une décision administrative, arbitrale ou judiciaire, rendue conformément aux lois applicables, ordonnant une telle restriction, limitation ou suspension, sans qu'il soit nécessaire d'appeler FLEETNOTE en la cause.
  • si FLEETNOTE reçoit une notification conforme à la loi pour la Confiance dans l'Economie numérique portant à sa connaissance l'existence d'un contenu manifestement illicite.
  • si les coordonnées indiquées dans le compte Client apparaissent fausses, inexactes ou non actualisées.

 

ARTICLE 12 : INFORMATION DU CLIENT ET CONFORMITE DU SERVICE

 

Le Client reconnaît avoir vérifié l'adéquation du matériel et du Service à ses besoins et avoir reçu de FLEETNOTE toutes les informations et conseils qui lui étaient nécessaires pour souscrire au présent engagement en connaissance de cause.

 

FLEETNOTE se réserve le droit de contrôler le respect des conditions d'utilisation du Service.

 

ARTICLE 13 : TOLERANCE

 

Le fait que FLEETNOTE ne se prévale pas à un moment donné de l'une quelconque des présentes conditions générales et/ou tolère un manquement par l'autre partie à l'une quelconque des obligations visées dans les présentes conditions générales ne peut être interprétée comme valant renonciation par FLEETNOTE à se prévaloir ultérieurement de l'une quelconque desdites conditions.

 

ARTICLE 14 : PROPRIETE INTELLECTUELLE

 

FLEETNOTE est propriétaire du Site, tant dans ses composantes techniques que graphiques, textuelles ou autres, sous la seule réserve des contenus fournis par les Clients eux-mêmes, et de la publicité fournie par des tiers. En particulier, la Plateforme est fournie au moyen de logiciels et de Bases de données conçus et développés par FLEETNOTE, qui lui appartiennent ou sur lesquels elle dispose des droits de propriété intellectuelle.

 

Le contenu mis en ligne sur la Plateforme par FLEETNOTE appartient également à cette dernière, sous les réserves précisées ci-dessus. FLEETNOTE est donc seule titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents à la Plateforme, à son contenu ainsi qu'aux logiciels et Bases de données assurant son fonctionnement, et l'utilisation de la Plateforme ne donne au Client aucun droit sur l'un quelconque de ces éléments, sous réserve des droits afférents aux contenus fournis par les Clients eux-mêmes et à la publicité fournie par des tiers (v. article 15 ci-après).

 

L'acceptation des présentes Conditions d'Utilisation vaut reconnaissance par le Client des droits de propriété intellectuelle de FLEETNOTE ci-dessus énumérés et l'engagement de les respecter.

 

ARTICLE 15 : LICENCE D’UTILISATION SUR LES CONTENUS MIS EN LIGNE PAR LES CLIENTS

 

Afin de permettre la fourniture de Services et conformément à la finalité de la Plateforme, le Client « Pack Gratuit » concède à FLEETNOTE une licence non exclusive d'utilisation du contenu et des Données qu'il intègre et/ou met en ligne via la Plateforme.  Le client « Pack Premium » n’est pas concerné par cette licence.

 

Le Client concerné garantit FLEETNOTE que les Données, informations ou contenu(s) en cause sont conformes à la loi et ne portent pas atteinte aux droits d'autrui.

 

FLEETNOTE n'acquiert aucun droit de propriété sur les Données, informations et/ou contenus fournis par les Clients concernés.

 

En publiant ses Données, informations et/ou contenus sur la Plateforme, chaque Client concerné accepte qu'ils soient diffusés aux Partenaires de FLEETNOTE, conformément aux paramètres personnels enregistrés par chaque Client concerné  dans la rubrique son de son compte Client.

 

Les Données, informations et/ou contenus présents sur la Plateforme et communiqués aux Partenaires FLEETNOTE ne contiennent aucune donnée personnelle concernant les conducteurs (Noms, Prénoms, fonctions, adresses, âges, permis de conduire, événements, comportements …). Elles concernent éventuellement toutes les autres types d’informations, sur les véhicules (Marque, modèle, …), sur les modes de détentions des véhicules (Achat, location, …), sur les éléments généraux de détention (durée de contrat de location, date de fin de contrat de location, …), sur l’entreprise (Raison sociale, adresse, contact, …) et sur les autres domaines afin de permettre aux Partenaires FLEETNOTE de proposer des offres adaptées aux Clients FLEETNOTE concernés.

 

Cette licence est consentie pour le monde entier et pour la durée du Contrat liant le Client concerné à FLEETNOTE.

 

Dans l'hypothèse où une atteinte manifeste serait portée à des droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme, la personne ayant intérêt à ce que son droit soit préservé est invitée à signaler à FLEETNOTE cette atteinte par mail directement.

 

ARTICLE 16 : DONNEES PERSONNELLES

 

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les Parties s’engagent à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 (ci-après « règlement européen sur la protection des données »).

 

Les clauses qui suivent ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles FLEETNOTE (ci-après « sous-traitant ») s’engage à effectuer pour le compte du CLIENT (ci-après « responsable de traitement ») les opérations de traitement de données à caractère personnel définies ci-après.

 

16.1 Description du traitement faisant l’objet de la sous-traitance

 

FLEETNOTE est autorisé à traiter pour le compte du CLIENT les données à caractère personnel nécessaires pour fournir le service décrit dans les Conditions Générales ci-annexées.

 

Les opérations de traitement réalisées sont la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, l’harmonisation ou la combinaison, la restriction, l’effacement ou la destruction des données.

 

La finalité du traitement est le pilotage du parc automobile du CLIENT par l’utilisation de la plateforme internet éditée par FLEETNOTE comprenant la gestion :

  • des affectations de véhicules,
  • des contrats de location de véhicules,
  • des cartes carburant,
  • des événements de véhicules (maintenance, contrôle technique),
  • des kilométrages de véhicules,
  • des consommations en carburant,
  • des sinistres de véhicules,
  • des procès-verbaux de véhicules,
  • des dépenses de véhicules,

 

Les catégories de personnes concernées sont les salariés du CLIENT disposant d’un véhicule de fonction mis à leur disposition par le CLIENT ainsi que les salariés en charge de véhicules de services mis à disposition par le CLIENT.

 

Pour l’exécution du service objet des présentes, le CLIENT met à la disposition de FLEETNOTE les données à caractère personnel suivantes dont le traitement est nécessaire :

 

  • Caractéristiques des véhicules : marque, modèle, version, finition, motorisation, énergie ainsi que toutes les données figurant sur un certificat d’immatriculation
  • Identification des conducteurs des véhicules du CLIENT (matricule RH, fonction, adresse email, téléphone fixe, téléphone mobile, adresse professionnelle, adresse personnelle, société juridique (code et libellé), centre de cout (code et libellé), numéro de permis de conduire, date et lieu de délivrance permis de conduire, date de naissance) ;
  • Caractéristiques des contrats de location (numéro de contrat, dates exactes début/fin, valeur des véhicules immobilisés, montants de loyers mensuels par prestations) ;
  • suivi de la consommation en carburant et des dépenses à l’aides d’interfaces de facturation des fournisseurs.

 

16.2 Obligations de FLEETNOTE vis-à-vis du CLIENT. FLEETNOTE s’engage à :

 

  • traiter les données uniquement pour la seule finalité qui fait l’objet de la sous-traitance ;
  • traiter les données conformément aux instructions documentées du CLIENT. Si FLEETNOTE considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des données ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des Etats membres relative à la protection des données, il en informe immédiatement le CLIENT. En outre, si FLEETNOTE est tenu de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit de l’Union ou du droit de l’Etat membre auquel il est soumis, il doit informer le CLIENT de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d'intérêt public.
  • garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes ;
  • veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel en vertu des présentes :
    • s’engagent à respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité ;
    • reçoivent la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.
  • prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
  • modifier ou effacer les données uniquement avec l’accord préalable du responsable de traitement, sauf s’il s’agit de rectifier des erreurs purement matérielles ;
  • ne pas dupliquer les données, sauf s’il s’agit de réaliser des copies de sauvegarde.

 

16.3 Obligations du CLIENT vis-à-vis de FLEETNOTE. Le CLIENT s’engage à :

 

  • fournir à FLEETNOTE les données visées au point 16.1 ci-dessus ;
  • documenter par écrit toute instruction concernant le traitement des données par FLEETNOTE ;
  • veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des données de la part de FLEETNOTE ;
  • superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès de FLEETNOTE ;
  • autoriser FLEETNOTE à utiliser certaines statistiques non personnelles à des fins d’amélioration de l’outil et de services vers les utilisateurs de la plateforme internet (exemple : taux de panne sur un modèle de véhicule).

 

16.4     Sous-traitance ultérieure

 

FLEETNOTE peut faire appel à un autre sous-traitant (ci-après « sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Dans ce cas, il informe préalablement et par le CLIENT de tout changement envisagé concernant l’ajout ou le remplacement d’autres sous-traitants. Cette information doit indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du sous-traitant et les dates du contrat de sous-traitance. Le CLIENT dispose d’un délai minium de 30 jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections. Cette sous-traitance ne peut être effectuée que si le CLIENT n'a pas émis d'objection pendant le délai convenu.

 

Le sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations des présentes pour le compte et selon les instructions du CLIENT. Il appartient à FLEETNOTE de s’assurer que le sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen sur la protection des données. Si le sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, FLEETNOTE demeure pleinement responsable devant le responsable de traitement de l’exécution par l’autre sous-traitant de ses obligations.

 

16.5     Droit d’information des personnes concernées

 

Il appartient au CLIENT de fournir l’information aux personnes concernées par les opérations de traitement au moment de la collecte des données.

 

16.6     Exercice des droits des personnes

 

Lorsque les personnes concernées exercent auprès de FLEETNOTE des demandes d’exercice de leurs droits, FLEETNOTE doit adresser ces demandes dès réception au CLIENT.

 

Dans la mesure du possible, FLEETNOTE doit aider le CLIENT à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données, droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (y compris le profilage).

 

16.7     Notification des violations de données à caractère personnel

 

FLEETNOTE notifie au CLIENT toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 24 heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre au responsable de traitement, si nécessaire, de notifier cette violation à l’autorité de contrôle compétente.

 

16.8     Aide de FLEETNOTE au respect par le CLIENT de ses obligations

 

FLEETNOTE aide le CLIENT pour la réalisation d’analyses d’impact relative à la protection des données. FLEETNOTE aide le CLIENT pour la réalisation de la consultation préalable de l’autorité de contrôle.

 

16.9     Mesures de sécurité

 

FLEETNOTE s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

 

  • Les bases de données applicatives sont chiffrées, incluant les données à caractère personnel.
  • Application en mode Cluster permettant le répartition de charges et le basculement en cas de défaillance. Le taux de disponibilité n’est pas garanti. La couche applicative permet de limiter et de contrôler les accès aux données.
  • Des sauvegardes sont effectuées quotidiennement et permettent en cas d’incident de rétablir les données dans un état précédent.
  • Des tests unitaires, d’intégrations et fonctionnels sont effectués régulièrement sur l’application. De même certains tests d’intrusions sont effectués sur les systèmes et les applications.

16.10   Délégué à la protection des données

 

Conformément à l’article 37 du règlement européen sur la protection des données, le CLIENT peut exercer ses droits et contacter le délégué à la protection des données : par email à l’adresse [email protected]  ou encore par courrier postal à l’adresse : FLEETNOTE, Correspondant Informatiques et Libertés, 17 Avenue Charles de Gaulle 13122 Ventabren.

 

16.11   Registre des catégories d’activités de traitement

 

FLEETNOTE déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte du CLIENT.

 

16.12   Documentation

 

FLEETNOTE met à la disposition du CLIENT la documentation nécessaire pour démontrer le respect de toutes ses obligations et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le CLIENT ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

 

16.13   Sort des données

 

Au terme de la prestation de service relatif au traitement des données, FLEETNOTE s’engage au choix du responsable de traitement à :

 

  • détruire toutes les données à caractère personnel ;
  • ou à renvoyer toutes les données à caractère personnel au responsable de traitement ;
  • ou à renvoyer les données à caractère personnel au sous-traitant désigné par le responsable de traitement.

 

Le renvoi doit s’accompagner de la destruction de toutes les copies existantes dans les systèmes d’information de FLEETNOTE. Une fois détruites, FLEETNOTE doit justifier par écrit de la destruction.

 

ARTICLE 17 : COOKIES

 

Le Site utilise des cookies. Un cookie est un petit fichier texte placé sur le disque dur du Client, servant principalement à faciliter la navigation sur le Site et à identifier le Client lorsqu’il se connecte à son Compte.

Le Client a la possibilité d'accepter ou de refuser les cookies. La plupart des navigateurs Web

acceptent automatiquement les cookies, mais le Client peut généralement modifier les

paramètres de son navigateur afin de les refuser.

Le Client est informé que s’il refuse les cookies, il ne pourra pas accéder à certains Services et notamment aux Services nécessitant l’identification du Client.

 

ARTICLE 18 : CONFIDENTIALITE

 

FLEETNOTE est tenu, ainsi que l'ensemble de son personnel au secret professionnel et à l'obligation de discrétion pour tout ce qui concerne les faits, les informations et les décisions dont ils auront eu connaissance dans le cadre de ces présentes conditions générales et de la réalisation des Services liés.

 

ARTICLE 19 : DROIT DE RETRACTATION

 

Conformément aux articles L. 121-21 et suivants du Code de la consommation le Client (lorsqu’il lui est reconnu la qualité de consommateur au sens des dispositions du Code de la consommation) bénéficie d'un droit de rétractation. Il peut exercer son droit de rétractation, sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités à l'exception, le cas échéant, des frais de retour, dans un délai de quatorze (14) jours à compter de la réception du bien ou de la souscription du contrat pour les prestations de Services, par courrier postal ou par message adressé au Service Client FLEETNOTE par mail.

 

Le droit de rétractation, s'il a été valablement exercé, permet au Client d'obtenir le remboursement des biens et Services concernés par l'exercice de ce droit.

 

Conformément au Code de la Consommation pris en son article L121-21-8, 1°, le Client ne peut exercer son droit de rétractation pour les Services pleinement exécutés avant la fin du délai de rétractation et dont l'exécution a commencé après accord préalable exprès du consommateur et renoncement exprès à son droit de rétractation. Le Client reconnaît donc formellement et accepte que, dans toutes les hypothèses où il accepte expressément l'exécution du Service ou utilise le Service, et renonce expressément à exercer son droit de rétractation avant l'expiration du délai de rétractation, il ne pourra valablement invoquer ce droit.

 

ARTICLE 20 : MODIFICATION

 

Les conditions générales et particulières en ligne prévalent sur les conditions générales et particulières imprimées. Les parties conviennent que FLEETNOTE peut, de plein droit, modifier son Service sans autre formalité que d'en informer le Client par un avertissement en ligne et/ou de porter ses modifications dans les conditions générales en ligne. Toute modification ou introduction de nouvelles options d'abonnement fera l'objet d'une information en ligne sur le Site FLEETNOTE ou l'envoi d'un courrier électronique au Client. Dans cette hypothèse, le Client peut, en dérogation à l'article 10, résilier le contrat dans un délai de trente jours à compter de l'entrée en vigueur de ces modifications.

 

ARTICLE 21 : DISPOSITIONS GENERALES

 

21.1 Divisibilité

 

La nullité d'une des clauses du contrat de prestations de Services souscrit auprès de FLEETNOTE, en application notamment d'une loi, d'un règlement ou à la suite d'une décision d'une Juridiction compétente passée en force de chose jugée n'entraînera pas la nullité des autres clauses du contrat de prestations de Services qui garderont leur plein effet et portée.

 

Dans ce cas, les parties devront dans la mesure du possible remplacer la disposition annulée par une disposition valable correspondant à l'esprit et à l'objet des Conditions contractuelles.

 

21.2 Intitulés

 

Les intitulés des articles des Conditions contractuelles ont pour seul but de faciliter les références et n'ont pas par eux-mêmes, une valeur contractuelle ou une signification particulière.

 

21.3 Conditions particulières et Annexes

 

Les conditions particulières et éventuelles annexes sont incorporées par référence aux Conditions générales de Services de FLEETNOTE et sont indissociables desdites Conditions générales. L’ensemble de ces documents est dénommé dans le présent document «Conditions Générales ».

L'ensemble des documents incorporés au présent contrat par référence peut être consulté par le Client aux adresses indiquées sur le Site FLEETNOTE. Ces documents sont en outre sujets à modifications ou évolutions.

 

21.4 Communications

 

Pour tout échange d'informations par courrier électronique, la date et l'heure du serveur de FLEETNOTE feront foi entre les Parties. Ces informations seront conservées par FLEETNOTE pendant toute la période des relations contractuelles.

 

Toutes les notifications, communications, mises en demeure prévues par les Conditions générales seront réputées avoir été valablement délivrées si elles sont adressées par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à :

  • Pour FLEETNOTE : Avenue Charles de Gaulle , 13122 Ventabren.
  • Pour le Client : à l'adresse postale et/ou e-mail qu’il a fourni à FLEETNOTE

 

21.5 Publicité et promotion

 

FLEETNOTE pourra à l'occasion de publicité, manifestations, dans les colloques et publications spécialisées sur les marchés professionnels, se prévaloir des Services fournis au Client ainsi que sur ses documents commerciaux et/ou sa plaquette.

 

ARTICLE 22 : ATTRIBUTION DE COMPETENCE

 

En cas de litige avec un Client non considéré comme consommateur au sens du code de la Consommation, compétence expresse est attribuée au Tribunal de Commerce de Aix-en-Provence, nonobstant pluralité de défendeur ou appel en garantie, y compris pour les mesures d'urgence, conservatoires en référé ou sur requête.

 

ARTICLE 23 : LOI APPLICABLE

 

Le présent contrat est régi par la loi française. Il est en ainsi pour les règles de fond comme pour les règles de forme, à l'exclusion, d'une part, des règles de conflit prévues par la loi Française, et d'autre part, des dispositions de la loi Française qui seraient contraires au présent Contrat.